İş E-postası Yöneticiler İçin Verimsiz Olabilir
Yeni bir çalışma, e-postanın "iyi yönetilmediği" sürece, e-postanın yöneticiler için bir avantajdan ziyade bir güçlük olabileceğini öne sürüyor.
Aslında, Michigan Eyalet Üniversitesi'nden araştırmacılar, yöneticilerin e-postalarını daha az kontrol ederek performanslarını iyileştirmelerini tavsiye ediyor.
Araştırmacılar, e-posta trafiğine ayak uydurmanın yöneticilere yüksek talepler getirdiğini, bu da onların hedeflerine ulaşmalarını ve iyi liderler olmalarını engellediğini açıklıyor.
Yönetim profesörü Russell Johnson liderliğindeki araştırma, Uygulamalı Psikoloji Dergisi, e-posta kaynaklı dikkat dağıtıcı unsurların yöneticileri, üretkenliklerini ve lider olarak rollerini nasıl etkilediğini ilk inceleyenlerden biridir.
Araştırmacılar, çalışanların e-posta kesintilerinden kurtulmak için her gün 90 dakikadan fazla (veya haftada 7-1 / 2 saat) zaman harcadıklarını keşfettiler. Johnson, yöneticilerin farklı olmadığını ve dikkat dağıtıcı etkilerinin daha kapsamlı etkileri olduğunu söyledi.
Johnson, "Çoğu araç gibi, e-posta da kullanışlıdır, ancak aşırı veya uygunsuz bir şekilde kullanılırsa rahatsız edici ve hatta zarar verici hale gelebilir" dedi.
"Yöneticiler, e-posta kesintilerinden kurtulmaya çalışırken, hedeflerine ulaşmada başarısız oluyorlar, yönetici sorumluluklarını ihmal ediyorlar ve astları, gelişmek için ihtiyaç duydukları liderlik davranışına sahip değiller."
Araştırmacılar, yöneticilerin diğer çalışanlardan farklı talepleri olduğunu ve e-posta talepleri nedeniyle bunalmış ve verimsiz hissettiklerinde lider davranışlarını sınırlayarak ve taktik görevlere dönerek yanıt verdiklerini açıklıyor.
Johnson, bu eylemin daha üretken hissetmeleri için stratejik ve kasıtlı olduğunu söyledi. Johnson, "İlginç bir şekilde, yöneticilerin" lider davranışlarını "yapısal davranışları başlatmaktan daha fazla küçülttüğünü gördük" dedi.
“Önceki davranışlar astları motive etmek ve ilham vermek, gelecek hakkında iyimser konuşmak veya iş görevlerinin neden önemli olduğunu açıklamakla ilgilidir; ikincisi daha somut ve görev odaklı, örneğin iş hedefleri belirleme, görev atama veya geri bildirim sağlama gibi. "
Yani, yöneticiler sadece yönetmiyorlar, aynı zamanda üretken hissetmek adına daha küçük görevlere de odaklanıyorlar.
E-posta taleplerinin yöneticileri nasıl engellediğini test etmek için Johnson ve meslektaşları bir gruptan iki hafta boyunca günde iki kez anket topladılar.
Yöneticiler, e-postaların sıklığını ve taleplerini, temel iş görevlerinde algılanan ilerlemeyi, etkili dönüşümsel lider davranışlarına ne sıklıkla katıldıklarını ve yapı lideri davranışlarını başlattıklarını bildirdi.
Johnson, "Yöneticilerin e-posta taleplerinin yüksek olduğunu bildirdikleri günlerde, sonuç olarak daha düşük iş ilerleme kaydettiklerini ve sonuç olarak daha az etkili lider davranışıyla meşgul olduklarını gördük," dedi.
Kendi sorumluluklarını yerine getirememenin ötesinde, e-posta dikkat dağıtıcıları astların lider davranışlarının eksikliğinden veya motive eden ve ilham verenlerden muzdarip olmasına neden olur.
Johnson, "Yöneticiler lider davranışlarını düşürdüklerinde ve davranışlarını yapılandırdıklarında, çalışanların görev performansının, iş tatmininin, örgütsel bağlılığın, içsel motivasyonun ve katılımın azaldığı ve çalışanların stres ve olumsuz duygularının arttığı görüldü" dedi.
Johnson, daha da önemlisi, lider davranışının çalışan performansıyla güçlü bir korelasyona sahip olduğunu söyledi, bu maalesef e-posta dikkat dağıtıcıları nedeniyle arka plana atılan davranışlardı.
"Hikayenin ahlakı, yöneticilerin e-postaları kontrol etmek için belirli zamanları ayırması gerektiğidir. Johnson, kontrolü yöneticiden uzaklaştıracak şekilde gelen kutusunda yeni bir mesaj göründüğünde tepki vermek yerine yöneticiyi kontrol altına alır. "Dedi.
Kaynak: Michigan Eyalet Üniversitesi
