Etkili Bir Yapılacaklar Listesi Nasıl Yazılır
Üniversitede her gece aynı hareketleri yaptım. Önceliğe göre sıralanmış bir sonraki gün için yapılacaklar listemi elle yazdım. Her görevin yanında, her görevin kaç saat sürmesi gerektiğini yazdım.
Bu bir alışkanlıktı ve hala da öyle ve çalışan bir sistem bulmak benim için bir mücadele oldu. Çeşitli yöntemleri test ettim, konuyla ilgili bir dizi kitap satın aldım ve denedim: renk kodlu yazma, banyoda Post-it not hatırlatıcıları, uygulamalar, Gün Zamanlayıcıları - adını sen koy, denedim o. Bu yüzden sadece günlük yapılacaklar listemi yazmanın değil, aynı zamanda daha fazla işi halletmenin de en etkili yolunu bulmak için bir maceraya atıldım.
Yapılacaklar Listesinin Kısa Tarihi
Charles Schwab bir çelik kralıydı ve çıktı ve ekonomik verimliliğe takıntılı bir adamdı. Fabrikalarında Taylorizm adlı zamandan tasarruf sağlayan bir iş akışı sürecini uygulamaya koyan ilk Amerikalılardan biriydi. 1900'lerin başlarında Schwab, çalışanları arasında üretkenliği artırabilecek bireyi cömertçe ödüllendireceğini belirten bir not gönderdi.
Halkla ilişkilerin babası Ivy Lee, Schwab ile bir araya geldi ve şunları önerdi:
Her çalışan her gün altı görev yazmalı, bunları en yüksekten en düşük önceliğe doğru sıralamalı ve hemen ilk görev üzerinde çalışmaya başlamalıdır. Bitmemiş görevler sadece bir sonraki günün listesine geçerek listelerinde aşağı inmeye devam etmelidirler. 90 günlük liste oluşturma ve izlemenin ardından Schwab, üretkenliğin önemli ölçüde arttığını fark etti.
Yapılacaklar listesi modern hayatta günlük bir zorunluluk haline geldi, ancak sizi daha üretken kılan tam olarak bir araç değil.
Bir noktada, muhtemelen kısa bir süre içinde tamamlanması gereken 10 veya daha fazla görev içeren bir yapılacaklar listesi hazırlamışsınızdır. İşe başladığınızda, görevlerin muazzam yoğunluğu, sizi ağır bir yükümlülük duygusu ve zihninizin arkasında dırdırcı bir his ile felç halinde bırakır. Psikologlar, bu dırdır duygusuna, psikoloji alanında eski bir fenomen olan Zeigarnik etkisi adını veriyorlar. Zihnimiz bitmemiş bir göreve sabit kalacak ve zihinsel ve fiziksel sağlığımızın zarar görmesine neden olacaktır.Tamamlandığında, bu görevin yükünden kurtulduk.
Tüm görevlerimizi tamamlamanın psikolojik telaşı, zihnimizin sevdiği bir durumdur. Öyleyse neden ilk etapta bu devasa listeleri yapıyoruz?
Dr. Tim Pychyl, erteleme araştırmaları alanında uzmandır. Hiçbirini tamamlamadan tamamlamak istediğiniz tüm görevleri yazarak anında bir başarı duygusu hissettiğinizi savunuyor. Beyniniz, hissetmek istediğiniz başarıyı simüle edecektir.
Bir yapılacaklar listesine spesifik olmayan birçok görevi yazmak, bu tür fanteziler için mükemmel bir vekil görevi görür. Zor görevleri başarıyla tamamlama konusunda hayal kurmanıza izin verir ve bu düşünceye zihinsel olarak kendinizi şımartmanız için izin verir. Bu anlık bir hazdır, ancak gerçekten hiçbir şey başarmadınız.
Güne önceliği olmayan bir yapılacaklar listesiyle başlamak, gün geçtikçe verimli kararlar alma yeteneğinizi de zayıflatabilir. Ego tükenmesi, sahip olduğumuz karar verme “puanlarının” miktarını ifade eder. Puanlarımızı kullandıkça, akıllı kararlar verme becerimiz bozulur.
100'den fazla deney, günün başında daha fazla özdenetim uyguladığınızda, gün geçtikçe motivasyonunuzun ve dikkatinizin azalacağını doğruluyor. Bu nedenle insanlar stresli ve yorucu günlerin ardından diyetlerini aldatmaya meyillidir. Her sabahı kahvaltıda ne yiyeceğinize veya ne giymeniz gerektiğine karar vererek geçirirseniz, sınırlı öz denetim kaynaklarını önemsiz görevler için boşa harcarsınız. Efsanevi Apple CEO'su Steve Jobs'un her gün aynı kıyafeti giymesiyle tanınmasının nedenlerinden biri budur.
Etkili bir "Yapılacaklar" Listesi Yazma
Yapılacaklar listenizde belirsiz tek kelimelik görevler yazmak, görevi daha hızlı tamamlamanızı engeller. Yapılacak işlerinizi somut terimlerle düşünmelisiniz. Belirli olmayan terimler kullanarak bir görev yazmak size şimdilik zaman kazandırabilir, ilerlemenize zarar verir ve uzun vadede size zaman kazandırmaz.
Yapılacaklar listesi şu şekilde yazılır:
- Görevi tamamlama acele etmek için gerçekten ihtiyacınız olan tek şey daha kısa bir liste. Günlük yapılacaklar listenize üçten fazla görev yazmayın. Ardışık düzene giren görevlerin kaydını tutan ikinci ve devam eden bir listeniz olabilir. Onları önem derecesine göre önceliklendirin. Kendinize şunu sorun: "Hangi görev beni en başarılı hissettirecek?" Bu görev 1'dir. Üç görev listelendikten sonra, tüm taşma görevlerini kolayca kaldırabileceğiniz ayrı bir kağıt parçasına koyun. Gözden uzak tutun.
- Küçük Post-it notları veya çizgili dizin kartları kullanın. Küçük bir kağıt parçası, uzun bir yapılacaklar listesi yazmanızı fiziksel olarak engelleyecektir.
- Yapılacaklar listesi gurusu David Allen, görevinizi bir eylem olarak yazmanızı önerir. Bu, listenizi oluştururken özel olmayan terimler kullanmanızı engelleyecektir. Örneğin, "taşıyıcı bul" yerine "annemi ara ve bir taşıyıcı önermesini isteyin" veya "Tim için araştırmaya başlayın ve bitirin" terimlerini kullanarak bir dergi makalesi araması yapın: XYZ terimlerini deneyin. Bunu kontrol etmenin bir yolu, her yeni yapılacak işi yazdığınızda kendinize şunu sormaktır: "Bu görevi yerine getirmek için 1. adım nedir?" Adım 1, yeni yapılacak işiniz olur.
- Her seferinde bir görevi görüntüleyin. Günde üç görev çok fazlaysa, listenizi her seferinde bir görev görüntüleyerek üretkenliğinizi artırabilirsiniz. Şimdi Deneyin Bunu Yapın. Veya eski kafalıysanız, Post-it not başına bir görev yazın ve ardından bunları önceki görevler gizlenecek şekilde istifleyin.
Ivy Lee tam olarak doğru söylememişti; altı görev bir gün için çok fazlaydı. Ama açıkça başı doğru yerde duruyordu - düzenli olarak Rockefeller'larla omuzlarını ovuşturmaya ve onlara danışmaya devam etti. Charles Schwab daha sonra Bethlehem Steel'i ikinci en büyük bağımsız çelik üretim şirketi haline getirdi.
