Zamanınızı Daha İyi Yönetmek için 6 Adım: Russell Bishop ile Söyleşi

Bugün Huffington Post'un Kıdemli Yazı İşleri Müdürü ve bir danışmanlık ve koçluk şirketi olan Bishop & Bishop'un kurucusu olan Russell Bishop ile röportaj yapmaktan mutluluk duyuyorum. Russell, seçim ve farkındalığın gücü üzerine çok sayıda makalenin yazarıdır ve geliştirilmekte olan iki kitabı vardır. Kişisel ve kurumsal dönüşüm konusunda uzman olan Russell, dünya çapında 34 ülkede liderlik ekiplerine, girişimcilere ve CEO'lara koçluk yapmıştır. UCLA, University of Texas ve Washington University'de yönetici MBA programları için ders vermiştir. Russell, California Üniversitesi'nden Eğitim Psikolojisi alanında yüksek lisans derecesi almıştır ve şu anda Santa Barbara, California'da yaşamaktadır.

Kocam Eric'in konuşmamıza kulak misafiri olmamasına sevindim, çünkü Eric aylardır e-postalarımı gözden geçirmek ve ihtiyacım olmayanları silmek için peşimde. Bir noktada Russell bana e-posta gelen kutumda kaç mesaj olduğunu sordu. Numarayı bulamadım. Son olarak, beş hesabımdaki tüm e-postaları toplamaya başladım ve ona rakamın 70.000 civarında olduğunu söyledim.

Yüksek sesle güldü.

"Ne?" "Bu çok mu?" Dedim.

Her halükarda, biraz zaman yönetimi ve organizasyonel koçluğa çok ihtiyacım var ve Russell'ın The Huffington Post'taki gönderilerinden her zaman zevk almışımdır. İşte onun organizasyonla ilgili ipuçlarından bazılarını sizinle paylaşmak için!

Therese: "Çoklu Görev Sizin İçin İyi mi?" Yazınızda çoklu görev ve çoklu hedef arasındaki farkı açıklıyorsunuz. İlki, tavsiye edilmeyen yarı göreve yol açar. Yarım görevden nasıl kaçınırız?

Russell: Bence yapmamız gereken ilk şey, yaptığımız şeyin amacına ve değerine odaklanmak. Çoğu insanın dikkati, tam önünde olan şeyden rahatsız olur. Bir e-posta alırlar ve okurlar. Sonra bir şeye uzanırlar ve takip etmeyi unuttukları bir not bulurlar ve bu böyle devam eder. Tam önlerinde olan şeyi görürler. Ve bunu çok düşünmeden yapıyorlar.

Therese: Öyleyse, Stephen Covey'in acil olanı önemli olandan ayırmakla ilgili "Son Derece Başarılı İnsanların Yedi Alışkanlığı" adlı kitabında sunduğu dört çeyrek zaman yönetimi sistemini kullanmamız gerektiğini söylüyorsunuz?

Russell: Kesinlikle. Bu, acil olmayan konuların acil hale gelmemesi için bir kişinin bir şeye uygun dikkati vermesine - değerini değerlendirmesine yardımcı olan - acil ve önemli - klasik bir formüldür. Çünkü müvekkillerimden duyduğum en büyük sıkıntı, sürekli ateşle mücadele etmeleridir. Onlara "Kurumsal bir kundakçı olmayın" diyorum.

Therese: Kulağa hoş geliyor ama bunu nasıl yapıyorsun?

Russell: Biraz daha itfaiye teşkilatı gibi çalışarak. Bu adamlar kamyonda patlak bir lastik veya mekanik bir sorun yaşamayı göze alabilir mi? Hayýr. Hayatlar aksamadan ortaya çýkmalarýna bađlýdýr. Bu yüzden hazırlanmaları için gerekli tüm önlemleri alırlar. Kamyonun bakımını yaptırırlar. Uygun eğitimden geçerler.

Therese: Seninleyim ama bu, zamanı daha iyi yönetmeye nasıl dönüşüyor?

Russell: Kişisel ve profesyonel yaşamınızda yangınları söndürmemek için 1. Bir plan yapın, 2. Bir araya gelin ve 3. Tamamlayın. Her göreve değer atarsınız ve nasıl yürütüleceğine karar verirsiniz, böylece geri kalanlar yanmaz ve büyük bir soruna neden olmaz.

Therese: Pekala, bir e-posta aldığınızda veya biri sizden bir şey yapmanızı istediğinde, bu itfaiye planını nasıl uygularsınız?

Russell: Bilgiyi işlemek için kendime sorduğum bir dizi altı soru var.

1. Bu nedir? Bu bir bilgi parçası mı? Yapmam gereken bir şey var mı?
2. Hangi eylem gerekli? Bu ne kadar sürecek? İki dakikadan azsa, şimdi yapabilir miyim?
3. (İki dakikadan fazla süre gerektiriyorsa) Bunu yaparsam hangi değer görünür? Etkisi nedir?
4. Yapmaya değer mi? Bunu yaparsam ya da yapmazsam sonuçları ne olur?
5. Bu benim sorumluluğum mu yoksa başka biri için mi? Bunu yönetmekten kim sorumlu?
6. Süresi var mı? Belli bir tarihte yapılması gerekiyor mu? Ve bu benim sorumluluğum değilse, takip etmem gerekir mi?

Therese: Zamanımızı yönetirken yaptığımız en büyük hata nedir?

Russell: Sanırım her zaman yaptığımızın anlamlı bir hedefe bağlı olduğundan emin olmalıyız ve bu şekilde her göreve kişisel bütünlük veriyoruz.