E-postaya Stressiz Bir Yaklaşım için 3 Adımlı Formülünüz

"E-postaları yalnızca sabah ve öğleden sonra bir kez kontrol edin - ne fazla ne de az."

"İnsanların e-postaları kontrol etmediğiniz için işe odaklandığınızı bilmelerini sağlamak için" ofis dışında "yanıtını ayarlayın."

Bunun gibi e-posta yönetimi tavsiyeleri, genellikle Gelen Kutusu'nun nihai verimlilik katili olduğu konusunda uyaran iş ve kariyer uzmanları tarafından sunulur. Ve doğru: Modern işletmenin en yaygın araçlarından biri, en büyük dezavantajlarından biri haline geldi. Odaklanmak için her gün e-posta hapishanesinde geçirdiğimiz zamanı sınırlamamız gerekiyor.

Verimlilik uzmanlarının paylaşmadığı şey, e-postanın dikkat dağıtıcı gücünün yalnızca iş akışımızı kesintiye uğratmaktan çok daha derine inmesidir. Aslında, dijital alışkanlıklarınız, farkındalığınızın dışında gerçekleşen psikolojik faktörlerle bağlantılıdır.

E-posta Alışkanlığınız Size Ne Söylüyor

Bir tetikleyici yaşadığınızda - ding Gelen Kutunuzdaki yeni bir mesaj konusunda sizi uyarmak - belki de tepkiniz hemen cevap vermektir. Telefonunuza veya dizüstü bilgisayarınıza dönüp uzağa dokunmaya başlıyorsunuz.

Cevap verdikten sonra, küçük bir tatmin duygusu yaşarsınız. Sen hissetmek üretken ve bu şekilde daha sık hissetmekten çekinmezsin. Ancak farkına varmadan, kendinizi her saat e-posta uyarılarını kontrol etme ve bunlara yanıt verme döngüsünde bulursunuz: aile zamanı sırasında, arkadaşlarla akşam yemeğinde, bir kavşakta yürürken. Kontrol etmesi zor bir dürtü haline geldiğini fark etmiş olabilirsiniz.

Bu tür bir yanıt, bir "örtük biliş" biçimidir, nasıl davrandığımızı etkileyen bilinçsiz kalıplardır ve bu kadar zor olmasının nedeni budur. değil Gelen Kutunuzu kontrol etmek için. Zamanla, düşünce süreciniz arka planda kaybolduğunda gerçekleşir. Şimdi o görünüyor otomatiktir, ancak gerçekte beyniniz, vücudunuz ve sinir sisteminiz arasında karmaşık bir iletişim vardır.

E-postayı kontrol edip yanıtladığınızda, bilinçli olarak verdiğiniz bir karar olarak başlayan şey, kısa süre sonra, düşünmeden bile otomatik olarak Gelen Kutunuzda "yenile" tuşuna basmaya dönüşür. Örtük biliş devreye girdiğinde, daha önemli bir şey üzerinde çalışmamız gerektiğini bildiğimizde, dürtüsel olarak e-postaları kontrol ederiz.

Başlangıçta gece geç saatlerde gönderilen e-postalara yanıt vermek iyi hissettirse de, bunu bir alışkanlık haline getirirseniz ilişkilerinize, zamanınıza ve genel mutluluğunuza hızla zarar verebilir. Uzun vadede faydalı olmasa da, bu hızlı zevke vuruş sağduyuya üstün gelir. E-postalara yanıt vermenin memnuniyetini üretkenlikle yanlışlıkla birleştirdiğimiz için, günlük rutinimize yerleştiğini bulana kadar daha fazlasını yapıyoruz.

E-postaya Dikkatli Bir Yaklaşım: Sorulacak 3 Soru

İnsanların daha sağlıklı alışkanlıklar ve teknolojiyle daha iyi bir ilişki geliştirmelerine yardımcı olmak için tasarlanmış bir program olan REWIRE'de daha fazla öğrettiğim e-postayı kullanma şeklinizde beyninizi daha bilinçli ve bilinçli olacak şekilde yeniden eğitebilirsiniz. Diğer olumsuz modellerde olduğu gibi, neden bu kadar sık ​​e-posta tavşan deliğine düşmek zorunda kaldığınızın altında yatan nedenleri ortaya çıkarmak için kendinize birkaç önemli soru sormakla başlar.

1. "Bu, zamanımı en iyi şekilde kullanmak mı?"

Gelen Kutunuzun kurbanı olmadan hemen önce ne üzerinde çalışıyordunuz? E-posta en büyük dikkat dağıtıcıdır, bu nedenle bu soruyu kontrol etmek ve mesajlarınızı kontrol etme dürtüsünün üretken bir seri sırasında dikkatinizi dağıtıp dağıtmadığını görmek için kullanın.

Çoğu e-posta hızlı bir şekilde okunabilir, basit bir "evet" veya "hayır" ile yanıtlanabilir veya daha sonrası için dosyalanabilir. İyi bir pratik kural: Eylem 5 dakika içinde tamamlanabilirse, hemen yapın. Anlamlı, yüksek etkili işler yapmak için daha uzun süre kesintisiz zaman kazanın.

2. "Neden şu anda e-postaları kontrol etmem gerektiğini hissediyorum?"

E-postanıza dahil olduğunuzu fark ettiğinizde, devam etmeden önce daha dikkatli ve bilinçli bir yaklaşıma geçin. Gelen Kutunuzu yenilemek için taşınırken başka neler oluyor? Kendinizi yalnız mı hissediyorsunuz, sıkılıyor musunuz ya da hızlı tepki vermezseniz tembel olarak yargılanmaktan korkuyor musunuz? Dürtünün kökenini ortaya çıkardıktan sonra, belirlediğiniz duygusal veya fiziksel ihtiyacı karşılamanın daha sağlıklı bir yolunu arayın.

Kitabında Öncekinden daha iyi, mutluluk uzmanı Gretchen Rubin, stres için üretken çıkışlar olarak hizmet eden küçük zevkler veya hoşgörülerden oluşan bir "ikramlar" menüsü oluşturmayı öneriyor. Rubin, sağlıklı ikramların çoğu zaman bir ekranın önünde oturmayı içermediğini, bunun yerine eylemler, insanlar veya sizi canlandıran şeyler olduğunu belirtir. Birkaç örnek, köpeğinizle 20 dakika oynamak, kendinize güzel bitki çayı almak, bir yoga dersine gitmek, bir yetişkin boyama kitabında terapötik olarak karalamalar yapmak veya masanızı düzenlemek olabilir (çünkü benim gibi temiz bir ucubeyseniz, siz aslında rahatlatıcı buluyorum).

3. "Hangi hedefi başarmaya çalışıyorum?"

Dünyanın en başarılı insanlarının çoğunun sabahları e-postaları kontrol etmekten kaçınmasının bir nedeni var. Çünkü kişisel gelişim uzmanı ve kitabın yazarı Brendon Burchard Ücret "Gelen Kutusu, diğer insanların ajandaları için uygun bir düzenleme sisteminden başka bir şey değil." diyor. Dikkatli olmazsanız, en önemli projelerinizi ve önceliklerinizi gerçekleştirmek için zaman yaratmadan diğer insanların taleplerine tepki vererek meşgul bir işte kaybolabilirsiniz.

Bu tuzaktan uzak durmak için Gelen Kutunuzu açmak için belirli bir amaç veya neden belirleyin (ör. "Öğleden sonraki 13: 00 toplantısı için gözden geçirmesi için patronuma belgeleri gönder", "Uçuş bilgilerini bul ve yazdır"). Neye ulaşmak istediğinizi tanımlama önce E-postaya dalmak, odaklanmanızı sağlar. Genellikle Gelen Kutunuzda saplanıp kalmanıza yol açacak örtük biliş döngüsünü kesintiye uğratır. Bunun yerine davranışınızın kontrolü sizde kalır, bu da sizi Gelen Kutunuza girip çıkarken ve daha önemli öğelere geçmeniz için serbest bırakır.

E-posta alışkanlıklarınızı kontrol altında tutmanın bir başka iyi stratejisi de denklemi tersine çevirmek ve kontrol ettiğinizde neleri kaçırdığınızı düşünmektir. İnsanlar olarak, kazançlardan çok kayıplarla motive oluyoruz; bu nedenle, e-postaya saplanıp kalarak yapmanız gerekenleri feda etmek, eyleme geçmenize ve gerçekten önemli olan şeyler üzerinde çalışmaya yeniden öncelik vermenize yardımcı olabilir. Çoğumuz gibiyseniz, yapılacaklar listenizdeki tüm öğeleri bir gün içinde gözden geçirmekte sorun yaşarsınız, ancak hangilerinin öncelikli olduğunu düşünürseniz net zararınız daha düşük olur.

Çoğumuz dikkatimizi Gelen Kutumuza ne ölçüde verdiğimizin farkında değiliz. Kendimizi odaklanmamış hissediyoruz, ancak akılsız, otomatik e-posta kontrol alışkanlıklarımızın yorgunluğa ve tükenmişliğe nasıl katkıda bulunduğunun farkında değiliz. Kendinize bu soruları sormak, e-posta alışkanlıklarınızın sizi başarıya götürüp götürmediğini veya üretkenliğinizi engelleyip engellemediğini belirlemenize yardımcı olabilir. Bu bilgilerle donanmış olarak, göz ardı etme gücüne sahipsiniz. dings ve pingler ve Gelen Kutunuzun kontrolünü geri alın.

Not: Zamanınızın kontrolünü geri almaya, dijital alışkanlıklarınızı değiştirmeye ve daha dengeli bir yaşam sürmeye hazırsanız, kursum REWIRE tam size göre. Daha fazlasını öğrenmek için buradan kaydolun!